Cómo hago el tracking de mis proyectos cinematográficos

Después de revisar cómo manejé mi productividad en el 2023 y expliqué mi modelo analógico-digital, en este artículo quiero hablar de dos productos digitales que más utilizo.

⏱️ Toggl Track (programa para hacer el tracking de mi tiempo)
🗃️ Basecamp (programa de organización de proyectos)

Desde el 2019 vengo haciendo el tracking de lo que hago. Es sin duda uno de los pocos hábitos que he hecho por 4 años seguidos (y contando). Ya que manejo tantas cosas a la vez, hace unos 5 años empecé a invertir en saber cómo estaba gastando mi tiempo y poder enfocarme mejor ya que tengo que escribir guiones, prestarle atención a la preproducción de las películas, trabajar en las diferentes convocatorias de laboratorios de guion, encuentros de co-producción y estímulos de los diferentes fondos nacionales e internacionales entre muchas otras cosas más.

Al principio me di cuenta que trabajaba según lo que sentía ese día y después al final de uno de los años que empecé a medir mi productividad, me di cuenta que no era un método eficiente. Más bien, no tenía un método. Allí comencé a crear un método que funcionara para mí. Hay demasiados YouTubers y Gurús de productividad. Hay muchos libros y libros sobre el tema. Pero entre todos esos, en vez de resaltar métodos que le funcionan a alguien más, robé cosas de todos los métodos que investigué y creé el mío propio.

Es un método que cada año voy refinando y haciendo mejoras operativas (por muy pequeñas que parezcan). Pero tener el método es solamente una parte. Lo más importante de todo es el por qué tener un método.

Cada mes, hago una actualización de mis objetivos principales para ese mes. Estos objetivos pueden ser:

• Escribir un guion o trabajar en las ideas generales de ese potencial de guion.
• Enviar algún proyecto a un laboratorio de guion.
• Enviar algún proyecto a algún encuentro de co-producción.
• Manejar el release de alguna de mis películas.
• Revisar y agendar reuniones para un mercado cinematográfico al que voy a asistir.

Entonces mi recomendación sería utilizar este método de ponerte objetivos al principio de cada mes para que puedas destilar ese objetivo en tareas para poder lograrlo o avanzar en lo que más puedas.

Otra cosa que hago que es vital es ponerme deadlines. Es muy fácil con laboratorios o festivales o fondos porque hay un deadline real dado por ese evento, pero es más difícil si ese objetivo a lograr es por tu propia iniciativa. Y si algo somos conocidos las personas creativas es en querer postergar todo. ¿Y por qué no lo vamos a hacer? Crear es difícil. Nuestra mente quiere evadir el trabajo duro de la creación. Pero siento que al poner tareas logrables, cada paso hace que sea más sencillo.

Y antes de seguir con los programas, es muy importante tener en cuenta tu salud mental en todo esto. No es necesario estar dándote látigo porque no logras tu objetivos. Es normal no lograrlos en el tiempo que te propusiste. Desde Septiembre estoy diciendo que voy a entregar una versión del guion de mi próxima película pero ya estamos en Enero y todavía me falta. A veces la creatividad necesita más tiempo para lograrlo entonces el guion estará cuando esté (aunque le trabajo casi todos los días).

Ahora vamos con los dos programas que más utilizo para trackear lo que hago con mis proyectos cinematográficos:

Toggl Track

Aquí puedes leer mayor información sobre el programa.

Esto es algo que los abogados o las personas que viven del freelance por horas hacen porque es realmente importante para ellos para saber cómo cobrar por sus servicios. Yo tomo el tracking de mi tiempo como un estudio a futuro de lo que hice cada año y qué proyectos / tareas tomaron mi tiempo de manera significativa. También es una forma de ver si necesito mejorar en algo.

Por ejemplo, este año ya no sale la tarea de escribir Emails en mi top 5 como en otros años. La verdad porque me pareció absurdo gastarle 76 horas de mi tiempo en el 2022 a escribir emails. No significa que ya no lo hago —imposible no enviar emails— pero lo he vuelto en una tarea de máximo 15 minutos al día en vez de pasarme el día revisando mi email. Y esto fue gracias a los reportes que hago con Toggl Track.

Toggl Track es un web app que tiene un app nativa para Mac, para el iPhone y hasta una extensión para Chrome. Yo principalmente uso las aplicaciones nativas. La ventana pasa abierta en mi computador en una esquina donde puedo hacer tracking constante de lo que estoy haciendo.

En lo que Toggl Track llama Projects yo lo he nombrado con los nombres de mis empresas: LYNCH anima, 2/4 Producciones y Gótico Tropical.

En la sección de Tag he creado proyectos. Normalmente son mis películas o proyectos externos que sé que van a demandar algo de tiempo en el año. De igual manera creo como tags las tareas que más repito en el año como Emails, Reuniones y Tareas Administrativas.

Cuando voy a empezar a trabajar en algo, selecciono la empresa en el menú de Projects y selecciono el proyecto o la tarea en el menú de tags. No me interesa ir demasiado granular en términos de lo que estoy haciendo en cada proyecto. Por ejemplo, no me interesa saber tanto en específico lo que estoy haciendo en el proyecto de Sábado Oscuro, solo que estoy trabajando en el proyecto. No es necesario para mí saber cuánto le estoy dedicando a la comunicación del proyecto con agentes de ventas o escribiendo para la página web. Me gusta saber las cosas de manera general.

Pero de pronto para vos si es necesario saber la granulalidad. Entonces en Projects puedes poner los diferentes proyectos en los que estás trabajando y en los tags, las diferentes tareas para dichos proyectos.

Al final de cada mes, en un Google Sheet que tengo desde el 2019, voy anotando los datos de ese mes:

• El tiempo que trabajé ese mes.
• El tiempo dividido por empresa.

Solo al final del año reviso el tiempo por los diferentes tags y así puedo ver en mi reporte final cuáles fueron las tareas y proyectos en los que más trabajé. A parte de compartirlos con el mundo como he hecho en el 2022 y el 2023, le presto mucha atención en qué se fue mi tiempo el año anterior y lo comparo con los años anteriores. También veo los picos de los meses donde más trabajé y donde menos trabajé. Seguramente hubieron mercados o filmaciones en los picos más altos y hubieron vacaciones en los meses más bajos.

Basecamp

Para saber más sobre Basecamp, entra aquí.

Algo muy importante para mí es tener todos los proyectos muy organizados. Es la única manera para ser productivo y poder aprovechar mi tiempo al máximo, y no enloquecerme con tantos proyectos en diferentes estados (en desarrollo, en financiación, en pre, en rodaje, en post, en festivales y en licenciamiento comercial).

Cada proyecto en el que estoy trabajando tiene una carpeta y dentro de esa carpeta hay una división de elementos. Para explicar mejor lo que hago, vamos a usar la carpeta de Sábado Oscuro como ejemplo.

Dentro de esta carpeta encuentras:

• Un Message Board con todos los elementos de información de la película como loglines, storylines, sinopsis, notas de dirección, producción, etc. toda información que pueda referenciar fácilmente para copiar y pegar para festivales o convocatorias ya realizadas.
• Un Message Board con información sobre investigación en Festivales y sobre comunicaciones con Agentes de Ventas y Programadores de Festivales.
• Un Message Board donde manejo el tema del libro que hicimos sobre la producción de Sábado Oscuro y sobre el podcast que estoy haciendo sobre la realización de la película.
• Un Message Board donde manejo los elementos de los diferentes laboratorios y talleres que estoy haciendo. Por ejemplo, allí manejo el Taller de Escritura de Guion que acabo de lanzar.
• Luego tengo la sección de Tareas (To-Dos) donde divido esas tareas en grupos de tareas. Había antes grupos de Contratación de Actores, Crew, Locaciones, Logística, etc. Ahora se concentran esos grupos más en temas como legalizaciones con el Fondo para el Desarrollo Cinematográfico, elementos finales de Post, Festivales y Marketing de la película.
• Luego tengo 3 Kanbans: SO.com, Festivales, Podcast.
  SO.com y Podcast son el estatus y planeacion de los diferentes artículos y podcasts que van a salir en esta página web. El de Festivales es la ruta de festivales y su planeación de acuerdo a las fechas de inscripción y de notificación.
• Por último, hay una carpeta con documentos que requiero (esto es más para producción).

Para resumir:

1. Pienso en los 2-3 objetivos principales para intentar cumplir ese mes. Los anoto en algún lado que se vuelva visible para ver cada día y saber que tengo que prestarle atención a eso más que a cualquier otra cosa (laboral).
2. Divido esos objetivos en tareas logrables y le pongo fechas estimadas para realizarlas. Esas tareas las pongo en Basecamp dentro de grupos de tareas (si es necesario) para mayor organización.
3. Al trabajar en esas tareas, trackeo el tiempo en el que trabajo en cada proyecto (u objetivo de ese mes).