La mejor manera de organizar tu día para una persona creativa

Al ser la gran mayoría del tiempo una compañía de uno, eso significa que tengo toda la responsabilidad de planear mi día de trabajo. Muchos de ustedes lo son también, son actores, productores, directores, guionistas que tienen la responsabilidad de planear sus días y están buscando ser más productivos. Pero aún no tengan esa responsabilidad de planear todo su día con las actividades de su “empresa” y tengan otro trabajo al cual cumplir, pueden tomar muchas del proceso que describo a continuación.

Para empezar, es importante proponernos metas para el mes: escribir un guion, hacer todos los documentos para una convocatoria, preparar un casting, preparar un personaje para un proyecto, etc. Eso significa que al principio del mes vamos a escribir el objetivo o los varios objetivos que queremos lograr para ese mes.

Por ejemplo, mis metas para el mes de Febrero son:

• Hacer primera entrevista para el podcast En Búsqueda de Sábado Oscuro
• Terminar de escribir la nueva versión de Noches de Cine
• Hacer tratamiento del nuevo proyecto de escritura
• Hacer dossier del nuevo proyecto y enviar a laboratorios
• Ir al European Film Market de Berlinale

Lo siguiente sería partir esos diferentes objetivos en muchas tareas pequeñas. Tan pequeñas como sean posibles ya que es mucho más fácil agarrar momentum a medida que vamos cumpliendo esas tareas. Allí podemos usar cualquier listado, a mano como yo lo hago o a través de algún app como Apple Notes, Google Tasks, o Todoist o Things.

Esas tareas vamos a comenzar a agruparlas en orden de cómo debemos realizarlas. No todas las tareas son iguales, muchas de ellas son dependientes de cuando realices otras tareas, pero a la vez vas a tener tareas que no son dependientes entre sí.

Por ejemplo, para una convocatoria la redacción de tu biofilmografía no está relacionada con la escritura de la sinopsis corta. Pero la escritura del logline si está relacionada con la escritura de la sinopsis corta. O el presupuesto y el plan de financiación. Entonces aquí es vital agrupar las tareas de acuerdo a los temas generales de lo que estás intentando hacer.

Casi todo el mundo usa Gmail como su email principal. Eso significa que tienes Google Calendar “gratuitamente” con tu cuenta. Entonces lo que vas a hacer es abrir tu Google Calendar o cualquier otro calendario que tengas. La verdad yo uso Hey Calendar y allí están mis calendarios de trabajo y mi calendario personal.

Al abrir el G Cal, vamos a ponerlo en vista de la semana. Si está es la primera vez utilizando el calendario, entonces lo primero que vamos a hacer es poner todas tus responsabilidades exteriores. Vas a poner allí las clases que estás tomando y el horario de tu trabajo (incluyendo aquí los tiempos de desplazamiento, si debes desplazarte).

Vas a poner también allí tus responsabilidades personales como pasear a tu mascota, citas médicas, el gimnasio o el tiempo de ejercicio al igual que eventos como conciertos, citas con tu pareja o amigos, idas a teatro o cine que tengas planeadas. Esa semana se está comenzando a llenar y puedes ver los espacios de tiempo que tienes para trabajar. Y es aquí donde vamos a comenzar a planear la ejecución de las tareas del objetivo o de los objetivos que queremos lograr.

Una opción muy utilizada es llenar el calendario de toda la semana con eventos de las tareas que tenemos que hacer esa semana. A mí no me gusta este método de tomar planear toda la semana de una porque todos tenemos imprevistos: una llamada de nuestra manager, o un email que tenemos que prestarle atención, o algo personal sale. Si eso sucede, nos “daña” la planeación del día, y si se nos “daña” la planeación del día entonces tenemos que mover las cosas que no hicimos hoy al siguiente día y las del siguiente día al otro día siguiente y así se daña toda nuestra planeación semanal.

A mí me gusta más planear el día. Con mi listado de tareas a la mano, lo primero que hago en el día es abrir el calendario en la vista de día. Puedo ver mis responsabilidades del día y veo los espacios que tengo para trabajar ese preciso día. Veo mi listado de tareas y comienzo a convertir mis tareas en eventos en el calendario.

Responder Emails, como primera tarea del día, determino cuánto tiempo me va a tomar hacer eso. Listo, quince minutos. Siguiente tarea, escribir guion. Ok, voy a escribir una hora. Listo, me queda tiempo para hacer un par de tareas antes del mediodía. Redactar logline y sinopsis corta del proyecto para cierta convocatoria. Y así sucesivamente voy llenando el día.

Tampoco es jugar a llenar el calendario hasta más no poder. Es por eso que es importante crear eventos para tomar tiempos para descansar, leer. Una de las cosas que hago es solo poner mi celular en modo Focus o Do Not Disturb cuando estoy haciendo deep work o estoy trabajando en algo que no puedo perder la concentración con notificaciones o llamadas. Esto es particularmente vital para cuando estoy escribiendo.

Durante ese tiempo de deep work, no me llegan notificaciones del email o de mensajes. Ese tiempo es vital para poder escribir para mí y no quiero desconcentrarme con conversaciones. Si es algo urgente, me van a llamar en repetidas ocasiones. Si no lo es, puede esperar a que termine.

Luego de terminar de planear el día, lo cual debería tomarte máximo unos 15 minutos hacerlo, allí si toma tu taza de café y empieza a trabajar. Al principio te vas a equivocar un poco o mucho mientras le tomas el tiempo a la planeación de las tareas. Vas a ponerle mucho tiempo o muy poco. No hay problema con eso, vas a ir aprendiendo y vas a ir mejorando en tu planeación.

Al final del día, de tu listado de tareas, ya puedes tachar las tareas que terminaste. ¡Dopamina para tu cerebro! Y las que no pudiste terminar, ahora vamos a abrir el siguiente día en el calendario, y vamos a mirar nuestro día de mañana. Y allí comenzamos programando las tareas que no terminaste el día de hoy. Y comenzamos a agregar unas nuevas tareas si nos queda tiempo.

Y así sucesivamente vas trabajando, día a día, tachando las tareas y programando las siguientes hasta cumplir tu objetivo o tus objetivos del mes.